Plataforma virtual ref48 es Software online «todo en uno» para la organización y gestión integral de eventos más potente y completo del mercado. Todas las soluciones para eventos están unificadas e integradas en un mismo lugar.
Te lo ponemos muy fácil para que sigas haciendo tus eventos sin salir de casa o tu lugar de trabajo #YOMEQUEDOENCASA #EVENTOSONLINE. La preocupación de los organizadores de eventos y clientes finales es cada vez máscreciente a raíz del Coronavirus y los estragos que está haciendo en este sector y en la economía en general. Como medidas, se están cancelando eventos de forma masiva, eventos de formación, conferencias, congresos y ferias ante la incertidumbre creada… ¿Pero sabes que puedes seguir haciendo tus eventos sin salir de casa o tu lugar de trabajo ? En tu fábrica de eventos hemos integrado las tecnologías mas punteras para poder hacer Eventos Online Streaming.
BENEFICIOS: El organizador de eventos podrá seguir haciendo cualquier tipo de evento sinnecesidad de desplazar a ninguno de los componentes principales: Ponentes, Invitados, Organización.
CARACTERÍSTICAS:
- Nuestra plataforma es la capa encargada de crear la web informativa del evento, gestionar el registro de participantes, dar acceso a su área privada, y visualizar loscontenidos emitidos online.
- Los ponentes, monitorizados con un software específico, podrán dar sus intervenciones desde su propia casa u oficina evitando cualquier desplazamiento y ahorrando costes.
- Se puede añadir un fondo definido por el organizador para una mejor imagen del evento a la vez que se muestra en pantalla tanto la ponencia como su presentación, tal y como se hace actualmente en los eventos presenciales.
- No hay límite de invitados como pasa en otras plataformas.
- Se mantiene la privacidad de los invitados al no mostrar quién está en línea (al contrario de lo que ocurre con otras aplicaciones, que sí muestran las personasconectadas.
- Se puede grabar en paralelo las intervenciones para ser retransmitidas en el momento que el organizador lo considere.
- Toda la visualización se hace a través de una web con acceso restringido por login y password que permitirá además interactuar con el evento.
SISTEMA DE REALIZACIÓN Y CONTROL DE EVENTOS ONLINE:
Este sistema nos permite recibir las presentaciones de los ponentes y la imagen de sus cámaras cómo si físicamente estuviéramos en un auditorio: Cada señal de cámara entra en nuestro sistema como si se tratara de una cámara física, y el contenido que comparte el ponente entra como una señal independiente. Con ello podemos mezclar los contenidos como si estuviéramos realizando un evento presencial en un auditorio.
Podemos emitir videos corporativos antes y durante el evento, poner moscas con el logo del cliente, crear máscaras de emisión simultaneando Power Point y cámara del ponente e imagen corporativa. Todo el contenido realizado en tiempo real, se codifica y se envía a nuestro CDN, Conexión 100% privada o pública o bien al CDN del cliente. Todo el contenido se puede grabar y mantener para que otros usuarios lo vean en otro momento.
Toda está realizado dentro de la web privada totalmente personalizada a la imagen del cliente que a su vez permitirá:
- Realizar la web de tu evento para informar del contenido, programa, dinámica etc.
- Registro de participantes a través de un formulario online que a su vez permitirá:
- Monetizar el evento pudiendo hacer el evento de pago, o ciertas actividadesseleccionadas por el organizador.
- En caso de tener pagos, emitir facturas de forma automática.
- Mandar emails inteligentes en función de la interactuación del participante en la plataforma.
- Hacer una gestión de participantes con la seguridad de tus BBDD y en consonancia con la RGPD.
- Acceso al Área privada del participante, desde la cual, y en función del tipo de participante y las actividades escogidas (en caso de que el evento permita elegir actividades) pueda acceder a los contenidos en online ya sea en directo o en diferido.
- Desde dicho área privada, los participantes podrán además:
– Lanzar preguntas a ponentes.
– Utilizar el televoto con respuestas y estadísticas obtenidas en tiempo real.
– Usar el muro. Realizar encuestas a los participantes.
– Subir documentación particular del participante, documentación general, contenidos y/o vídeos.
– Tener acceso a toda la información del/los Ponente/s.
– Tener acceso a toda la información de los participantes al evento online.
– Utilizar el chat de participantes.
– Posibilidad de realizar reuniones de negocio “one to one” online en función de las preferencias de los participantes como si de un evento presencial se tratara y sacar más provecho de tu evento. - Reuniones de networking “one to one” virtuales entre participantes según sus preferencias.
- Obtener estadísticas en tiempo real del nº de inscritos, accesos al área privada y visualizaciones.
Usabilidad:
- Eventos online Live streaming
- Web del evento
- Email marketing inteligente
- App para evento
- Formulario personalizado
- Registro y acredtación
- Registro y acredtación
- Registro y acredtación
- Gestión de viajes y alojamiento
- networking real y estructurado
- Agendas a medida
- Gestión de participantes
- Congresos cientificos. Abstracts
- Ticketing, venta de entradas
- Seating. Asignación de asientos
- Pasarela de Pago
- Control y Facturación
- Estadisticas en tiempo real
Personalización completa con la imágen de marca de la empresa.
Tu Secretaría Técnica online:
- Crea y añade tantos formularios y campos como necesites.
- Formularios totalmente a medida y sin plantillas.
- Multitud de campos tipo texto, url, archivo, lista etc. Para adaptarse a tus necesidades.
- Enlazado con el resto de módulos para facilitar la gestión.
Automatización de tareas:
- Envíos desde el propio email del cliente.
- Automatización de tareas en función de la interactuación del participante con la plataforma (pagos, inscripción, solicitud de reunión, etc).
- Emails personalizados con los campos que necesites.
- Envío de “save the date” y confirmaciones desde el propio email.
- Estadísticas de quién ha abierto el email aperturas y click.
Integración de todos los módulos en la palma de la mano:
- Personalizable con colores e imagen del organizador en base a las estructuras creadas.
- Enlazado con resto de módulos por lo que su creación es rápida y en pocos clicks.
- Disponible en el Apple Store y Google Play o web app.
- Televoto, mapas, RRSS expositores, ponentes, listado participantes, área privada del participante y mucho más.
Automatización de tareas: Toda la información de tu evento en tiempo real, número de inscritos, cantidad de emails enviados, nº de asistentes, reuniones de networking generadas y mucho más.
Tu Secretaría Técnica online:
- Estadísticas en tiempo real.
- Acceso a los datos y necesidades del participante.
- Creación de informes a medida para una mejor gestión.
- Importación y exportación de BBDD y actualizaciones masivas.
- Creación de todos los campos internos necesarios paratrabajar como un CRM.
- Descarga de documentos asociados al participante
- Envío de links para “pagos pendientes”.
- Estadísticas personales de envíos y aperturas de emails.
Transmisión online:
- Llega a todos tus públicos vía live streaming.
- Transmisión de directo o diferido.
- Área privada del participante para acceder a los contenidos.
Sin conocimientos de programación:
- Plantillas personalizables en función de una estructura.
- Sin límite de creación de contenido, menús y submenús.
- Accesos públicos o protegidos por contraseña.
- Creación de banners, galería de imágenes, documentos y streaming para eventos.
- Web multi-idioma.
- El cliente creará los contenidos e imágenes que necesite.
Retorna la inversión con garantías:
- Venta de entradas integradas con la web TFE o la web del organizador.
- El organizador puede usar su propio TPV
- Las BBDD son siempre del cliente.
- Enlazado con todos los módulos.
- Emisión de facturas automáticas (módulo facturación)
- Posibilidad de crear un plano y vender entradas numeradas (módulo seating).
- Control de aforo.
Cada asistente vivirá tu evento de forma única:
- Cada participante elige las actividades a las que quiere asistir.
- Multiactividad: se pueden programar varias actividades al mismo tiempo.
- Creación de Agendas personales.
- Flexibilidad en la parametrización de las actividades, pudiendo ponerse límite de inscritos.
- Eventos dinámicos, flexibles y ágiles donde el participante es el protagonista.
Automatización de tareas con facturas automáticas:
- Enlazado con pasarela de pago, emails automáticos y formularios de registro.
- Emisión automática de facturas por email.
- Información económica de cada participante y del evento en general.
- Cuenta de resultados de tu evento en tiempo real.
- Importación de facturas sencilla a tu sistema de contabilidad.
Puedes usar tu propia pasarela. Nos adaptamos a tus necesidades. La pasarela de pago está enlazada con otros módulos como el económico-financiero para emitir facturas y hacer seguimiento, así como el de registro y acreditación para conocer si hay pagos pendientes. No se necesitan hacer dificultosas instalaciones y funciona en diferentes plataformas.
Añade valor a tu evento y participantes:
- Diferentes metodologías para adaptarnos a tus necesidades.
- Parametrización de los encuentros. El organizador decide quién puede reunirse y de qué forma.
- Creación automática del “Area Privada” para la gestión de reuniones.
- Agendas personales para cada participante.
Siempre conectados: Nos conectamos a tu CRM o herramienta interna y al revés, para compartir datos y hacerte la vida más fácil, ahorrar tiempo y esfuerzo.
Asignación de asientos. Sencillo sistema de “drag and drop”
- Permite diseñar el plano del espacio donde vender entradas numeradas o sentar a los participantes.
- Asignación de asientos por el organizador, aleatorio o por venta de entradas numeradas.
- Permite sentar juntos a miembros de una misma organización/familia.
- Enlazado con todos los módulos y app de acreditación.
Siempre conectados
Nos conectamos a tu CRM o herramienta interna y al revés, para compartir datos y hacerte la vida más fácil,
ahorrar tiempo y esfuerzo.
SOLUCIONES DISPONIBLES:
Solución
Rapidez, sencillez de uso y agilidad:
- Confección y emisión de pases al evento con QR.
- Lectura de códigos en el evento a través de la app gratuita “TFE Scan”.
- Control de visitas a stands.
- Intercambio de datos entre participantes con Vcard”.
- Visionado de datos personalizable de los participantes.
- Estadísticas en tiempo real.